Alegerea unui sistem telefonic nou sau schimbarea celui existent poate parea o sarcina nu tocmai usoara daca nu esti de specialitate; daca ii acorzi insa atentia cuvenita iti poate aduce beneficii majore pe termen lung. Un manager bun priveste, pe langa situatia de moment, perspectivele de dezvoltare ale firmei, astfel incat sa ia in considerare o solutie care poate sa se plieze eficient pe cerintele firmei in orice moment al existentei ei.
Alegerea sistemului potrivit pentru afacerea ta si configurarea lui optima poate sa fie diferentiatorul de care ai nevoie.
In multe domenii competitivitatea este crescuta si cu diferente mici intre produsele/serviciile oferite si pretul lor; pentru a te diferentia in piata ai nevoie sa lucrezi la imagine si la calitatea interactiunii cu clientii; un bun instrument in acest sens poate fi sistemul telefonic.
Tehnologia a evoluat mult fata de momentul in care tot ce iti putea oferi telefonia era un numar de la care sa suni si sa fii sunat. Sistemele telefonice moderne vin cu o serie de functionalitati care aduc comunicarea la un nou nivel: IVR, coada de asteptare, apeluri simultane, setare orara, conferinta, transfer, whisper&barge-in, interioare pe mobil, etc.
Configurat corect sistemul telefonic poate aduce economii semnificative in bugetul firmei.
O evaluare cat mai exacta a nevoilor de comunicare si dimensionarea corecta a sistemului (numere de telefon, interioare, minute nationale/international/roaming, apeluri simultane, etc) poate reduce costurile de telefonie. Avand in vedere ca in general contractele se semneaza pe 1 an sau 2 fara posibilitatea de a reduce abonamentul in perioada respectiva este vital sa dimensionezi corect, de la inceput, sistemul telefonic sau sa cauti companii care iti ofera contracte flexibile (fara perioada contractuala); daca ai activitati sezoniere flexibilitatea contractului poate fi un punct vital in alegerea sistemului/operatorului cu care lucrezi.
Ales si configurat corect, sistemul telefonic te poate ajuta sa reduci si alte capitole de cheltuieli:
-cheltuieli cu deplasarile (transport, diurne, cazari)
-cheltuieli cu achizitiile, mentenanta, intretinerea si reparatiile echipamentelor
-cheltuieli de marketing, etc.
Evaluarea corecta a costul sistemului telefonic trebuie sa ia in considerare:
-Costul initial cu achizitia echipamentelor si punerea in functiune a solutiei
-Costurile de intretinere/reparatii/mentenanta/reconfigurari pentru echipamente/sistem, durata medie de viata a acestora si viteza de depreciere tehnica
-Costurile schimbarii sistemului daca acesta este depreciat tehnic sau daca nu mai corespunde cerintelor de activitate
Timpul cheltuit corect la inceput pentru evaluarea mai multor solutii si alegerea celei potrivite te scuteste de timpi importanti pierduti ulterior.
Daca alegi gresit la inceput te poate costa enorm sa schimbi ulterior sistemul (si ca timp si ca bani). In plus, sistemul trebuie evaluat si in functie de:
-timpul necesar pentru invatarea sistemului
-timpul necesar pentru accesarea rapoartelor si informatiile cuprinse in acestea
-timpul necesar pentru repunerea in functiune a sistemului in cazul unei mutari
-timpul necesar pentru redimensionarea solutiei
-timpul necesar pentru reconfigurare
Primul lucru care trebuie decis este tipul de sistem dorit: linie telefonica simpla sau centrala telefonica si daca se alege centrala, de care sa fie aceasta: clasica, IP sau cloud. In acest sens cititi articolul nostru PBX-IPPBX-HOSTEDPBX pentru a intelege diferentele intre cele trei tipuri de centrala telefonica.
Daca ai ales centrala telefonica clasica sau IP pe care sa o montezi la sediul firmei trebuie sa alegi intre modele diferite luand insa in considerare nu doar necesitatile de moment ci si posibilitatea de scalare a centralei potrivit evolutiilor estimate la costuri cat mai mici. Apoi trebuie sa alegi operatorul de telefonie: clasica sau VoIP si o firma cu care sa faci contract pentru intretinere/reparatii/configurari ca sa nu te ia prin surprindere o posibila defectiune. Verifica timpii de interventie asumati in contract ca sa reduci la minim timpii posibili de nefunctionare.
Daca ai ales centrala telefonica gazduita trebuie sa mai decizi doar operatorul cu care lucrezi. Desi in Romania piata de telefonie cloud nu este atat de raspandita ca in afara, sunt totusi mai multi furnizori de luat in calcul. Noi te sfatuim sa iei in considerare cateva aspecte importante cand iei in calcul diferiti operatori:
1. Fa intai o lista cu caracteristicile/functiile obligatorii de care ai nevoie si o lista cu caracteristicile de dorit
Verifica daca operatorii pe care ii compari iti pot oferi toate caracteristicile obligatorii si cat mai multe din cele optionale. Verifica daca in pachetele oferite sunt incluse automat functii de care nu ai nevoie si daca poti renunta la ele ca sa mai reduci din costul total.
2. Compara costul real al ofertelor luand in calcul nu doar pretul pachetului ci si alte categorii de costuri/taxe ce pot influenta decizia finala
Verifica ce echipamente si/sau softuri sunt necesare si cat te costa acestea, verifica daca exista costuri pentru schimbarea pachetului contractat fie in sus, fie in jos, cat costa sa adaugi sau sa renunti la anumite functionalitati ulterior.
3. Verifica politicile firmei legate de aspect importante:
o Rezilierea contractului sau flexibilitatea pentru modificari de pachete (ce perioade contractuale sunt disponibile si daca ti se permite sa modifici pachetul in timpul perioadei contractuale)
o Suportul oferit pentru alegerea pachetului, pentru intelegerea solutiei, accesul la raportari si/sau configurari (cat de mult ti se permite sa personalizezi sistemul singur, accesul la rapoarte, inregistrarea mesjelor din IVR, etc…)
o Referinte de la alti utilizatori
o Posibilitatea testarii serviciului inainte de a cumpara
Optivoice iti ofera evaluare gratuita a sistemului actual si consultanta in alegerea unei configuratii optime. Contacteaza echipa noastra de vanzari